在當(dāng)前公路工程檔案管理工作中，通常存在兩大問題：施工管理與工程檔案管理脫節(jié)，檔案管理水平不高。如何克服這些問題，有效提高工程檔案管理質(zhì)量？

　　有意識(shí)才能確保真實(shí)

　　重視工程建設(shè)過程中的資料收集，提高一線檔案管理人員的檔案管理意識(shí)是第一步。施工過程中形成真實(shí)的內(nèi)業(yè)資料，是公路竣工資料整理的基礎(chǔ)，因此必須建立一套資料收集管理制度。建設(shè)單位應(yīng)不定期地組織人員進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，要及時(shí)解決，同時(shí)避免以后工作中出現(xiàn)類似問題。

　　對(duì)已竣工工程的檔案不符合要求的，不予計(jì)量和驗(yàn)收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算。要將竣工資料的收集和整理列入工作計(jì)劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí)就要把施工組織計(jì)劃中對(duì)資料的收集作為一項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的要求，促進(jìn)工程施工過程中對(duì)資料的收集、整理，確保工程資料的及時(shí)性和真實(shí)性。

　　重視自然材料的歸檔

　　從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、批復(fù)、招投標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督、施工監(jiān)理到工程驗(yàn)收等，工程建設(shè)中，依次形成的一系列自然材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。

　　首先，要做好施工準(zhǔn)備階段的資料整理，熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明；填寫工程施工安全開工前條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、安全施工組織設(shè)計(jì)等資料后，找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)，然后分類存放好各種資料。

　　其次，要加強(qiáng)施工過程中收集和填報(bào)資料的力度。在施工過程中會(huì)不斷購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告，有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符，鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。

　　按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后再進(jìn)行填寫。隱蔽記錄與工序表應(yīng)寫明具體部位、工序名稱、樁號(hào)、東、西側(cè)（半幅）、南、北側(cè)（半幅）或左、右側(cè)（半幅），這樣便于日后整理資料時(shí)更清晰、直觀。

　　試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，應(yīng)收集完整，跟資料中的樁號(hào)、時(shí)間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評(píng)定記錄也需要根據(jù)試驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行填寫。

　　最后，做好工程竣工資料整理，以及后續(xù)外業(yè)及相關(guān)資料的整理。工程竣工后，按工程實(shí)際重新繪制竣工圖。重新繪制時(shí)，要求原圖內(nèi)容完整無誤，修改的內(nèi)容也能準(zhǔn)確、真實(shí)地反映在竣工圖上。繪制竣工圖要按照建筑制圖的規(guī)定和要求進(jìn)行，同進(jìn)參照原施工圖和該專業(yè)的統(tǒng)一圖示，必須在底圖的右下角繪制竣工圖圖簽。填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備；做好竣工驗(yàn)收會(huì)議記錄。資料是體現(xiàn)工程建設(shè)的過程，只有真實(shí)資料的歸檔才能經(jīng)得起歷史的檢查和考驗(yàn)，并發(fā)揮資料的實(shí)用價(jià)值。

　　工程建設(shè)單位組織落實(shí)形成的資料由各責(zé)任單位負(fù)責(zé)。如工程建設(shè)中的業(yè)主、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位，各自形成的工程建設(shè)資料，必須做到誰形成誰負(fù)責(zé)，做好收集與整理，然后統(tǒng)一上交檔案室進(jìn)行集中管理歸檔。各參建單位應(yīng)有具備相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)，并能夠適應(yīng)項(xiàng)目文件形成的專職（或兼職）檔案管理員，并保持人員及崗位穩(wěn)定性。

　　納入日常管理工作范疇

　　檔案管理必須納入合同管理，貫穿工程建設(shè)始終。監(jiān)理、承包人都應(yīng)根據(jù)收集、整理資料工作量的大小合理配置人員，做到資料收集與施工同準(zhǔn)備、同進(jìn)行、同完成的“三同步”，收集齊全后及時(shí)整理。負(fù)責(zé)編制竣工資料的人員，必須熟悉并參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程。

　　根據(jù)相關(guān)規(guī)范，每種資料的形成都要將責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的人，收集時(shí)應(yīng)齊全、規(guī)范、對(duì)號(hào)入庫(kù)。如監(jiān)理在檢查工程施工的同時(shí)應(yīng)檢查資料的收集、整理是否與施工同步，是否符合要求，是否進(jìn)行了抽驗(yàn)，是否與承包人檢查的結(jié)果相符等。

　　如果工程交工一段時(shí)間后，再向各施工監(jiān)理單位收集檔案資料，存在以下難題：一是短缺不少應(yīng)有資料，二是缺少監(jiān)理等簽字蓋章。由于施工監(jiān)理各單位人員已離開工地而分散各地，實(shí)際上這些工作已難以真正盡到責(zé)任，最后不了了之，給工程檔案資料和整個(gè)工程留下“尾巴”。

　　在正常情況下，我們不應(yīng)在工程交工較長(zhǎng)一段時(shí)間后才回收、歸檔工程檔案資料。在工程款支付及時(shí)、工程檔案資料已經(jīng)過初驗(yàn)的條件下，工程交工資料至少應(yīng)在工程交工同時(shí)移交業(yè)主。這樣會(huì)有利于維護(hù)工程質(zhì)量，也可避免日后工程檔案的缺失，還有利于杜絕有人在工程資料中做手腳。

　　多渠道提升人員專業(yè)素質(zhì)

　　編制公路工程資料的工作，是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位共同完成的，為使所編制公路工程資料完整、規(guī)范，提高工程資料管理的專業(yè)性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，邀請(qǐng)工程技術(shù)專業(yè)和檔案技術(shù)專業(yè)的專家授課、輔導(dǎo)。

　　由于工程建設(shè)中所涉及的建設(shè)單位工作人員，檔案管理知識(shí)往往不在同一水平線上。因此要及時(shí)調(diào)查了解各單位的具體情況，可以做到宣傳先進(jìn)，向先進(jìn)學(xué)習(xí)。這樣有利于提高工程檔案的整體水平，也有利于提高工程管理水平。在檔案管理的工作中要做到及時(shí)與上級(jí)溝通，把出現(xiàn)的問題及時(shí)上報(bào)，以便得到及時(shí)的解決。

　　另外還要加強(qiáng)單位與單位之間的溝通，以他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，學(xué)習(xí)檔案管理中的好經(jīng)驗(yàn)。檔案管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在工作中，各職能部門要對(duì)自己的檔案管理做到定時(shí)定項(xiàng)檢查，并召開專題會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，這樣不僅能提高檔案管理水平和檔案管理人員的素質(zhì)，還能及時(shí)解決各種新問題。